Tietosuojaseloste

Tämä on Etha Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, ”GDPR”) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen tietosuojaseloste. Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten ja missä tilanteissa henkilötietoja käsitellään sekä mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä on.

Laadittu 13.3.2023. Viimeisin muutos 1.9.2026.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Etha Oy (1790018-7)
Vaasanpuistikko 14 B 11
65100 Vaasa
E-mail: info@etha-consultancy.com
Puhelin: +358 (0)2900 20440 

2. Rekisteröityjen ryhmät

Käsittelyn tarkoituksesta riippuen Etha Oy voi käsitellä muun muassa seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja: verkkosivuston käyttäjät, asiakkaat ja heidän edustajansa, potentiaaliset asiakkaat ja muut liiketoimintaan liittyvät kontaktit, sijoittajat, tapahtumiin osallistuvat henkilöt, työnhakijat sekä muut henkilöt, joiden tietoja sisältyy Etha Oy:n toimeksiantoihin liittyviin projektiasiakirjoihin, sopimuksiin, kirjeenvaihtoon tai muuhun aineistoon.

3. Käyttötarkoitukset ja käsittelyn perusteet

Etha Oy:n tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittämiseksi, tehtävien hoitamiseksi taEtha Oy käsittelee henkilötietoja palveluidensa ja toimintansa kehittämiseksi, toimeksiantojensa asianmukaiseksi hoitamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

1. Tuotteiden, palveluiden ja toiminnan kehittäminen. Käsittelemme henkilötietoja palveluidemme ja toimintamme kehittämiseksi ja parantamiseksi. Esimerkiksi verkkosivustomme käytön yhteydessä saatavia tietoja voidaan hyödyntää palveluidemme kehittämiseen ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Käsittelyn oikeusperusteena on Etha Oy:n oikeutettu etu.
   
2. Verkkosivuston toimivuuden ja käyttökokemuksen kehittäminen.  Käsittelemme verkkosivuston käyttöä koskevia tietoja varmistaaksemme sivuston asianmukaisen toiminnan sekä kehittääksemme sen käytettävyyttä ja suorituskykyä. Käsittelyn oikeusperusteena on Etha Oy:n oikeutettu etu.
   
3. Rekrytointi ja työnhakijoiden tietojen käsittely.  Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessien toteuttamiseksi. Käsiteltäviä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi- ja yhteystiedot, ansioluettelo, työtodistukset ja muut hakijan toimittamat tiedot. Tietoja voidaan käyttää muun muassa hakijan koulutuksen, työkokemuksen ja muun soveltuvuuden arvioimiseen, haastattelujen järjestämiseen sekä mahdollisen työsopimuksen valmisteluun. Käsittelyn oikeusperusteena voi tilanteesta riippuen olla sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen, Etha Oy:n oikeutettu etu tai rekisteröidyn suostumus.
   
4. Tapahtumakutsujen ja ilmoittautumisten käsittely.  Käsittelemme henkilötietoja tapahtumien järjestämistä, tapahtumiin ilmoittautumista sekä tapahtumakutsujen lähettämistä varten. Käsiteltäviä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, yhteystiedot, organisaatio ja tehtävänimike. Käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen Etha Oy:n oikeutettu etu tai rekisteröidyn suostumus.
   
5. Asiakassuhteeseen liittyvien asioiden hoitaminen.  Käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja muiden liikesuhteiden hoitamiseksi. Tähän kuuluvat muun muassa palveluiden tarjoaminen ja myynti, toimeksiantojen toteuttaminen, laskutus, toimittajasuhteiden hoitaminen sekä mahdollisten tuki- ja reklamaatioasioiden käsittely. Tässä yhteydessä henkilötietojen käsittely voi perustua sekä sopimukseen että oikeutettuun etuun.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, Etha Oy arvioi käsittelyn tarpeellisuuden ja rekisteröidyn oikeudet ja edut varmistaakseen, etteivät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet syrjäytä Etha Oy:n oikeutettua etua.

Kun käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Muun muassa evästeiden suhteen sinulla on oikeus muuttaa asetukset sellaisiksi joko verkkosivuilla tai nettiselaimessasi, ettei evästeitä kerätä.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat rekisteröidystä ja käsittelyn tarkoituksesta. Etha Oy voi käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja:

1. Tekniset käyttötiedot, kuten evästeet, IP-osoitteet, kieliasetukset, sijaintitiedot, ohjelmisto- ja laitteistoversiot sekä tiedot verkkosivuston käytöstä.
2. Perustavanlaatuiset yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, postinumero, verkkosivuston osoite sekä tarvittaessa syntymäaika.
3. Ammatilliset tiedot, kuten työnantaja, tehtävänimike ja toimiala.
4. Tapahtumiin osallistumista koskevat tiedot.
5. Markkinointiluvat ja -kiellot.
6. Annetut suostumukset.
7. Kiinnostuksen kohteet.
8. Rekrytointiin liittyvät tiedot, kuten todistukset, työkokemus. Osaaminen, opintosuoritteet, suosittelijat, soveltuvuusarvioinnit ja palkkatoiveet.
9. Kuvat, esimerkiksi ansioluetteloihin liittyvät kuvat.
10. Henkilötunnus silloin, kun sen käsittely on tarpeellista ja lainmukaista.
11. Asiakkuuteen ja toimeksiantoihin liittyvät tiedot.
12. Maksu- ja laskutiedot, kuten maksetut summat, laskutusosoitteet, yhteyshenkilöt ja tilinumerot.

Etha Oy ei lähtökohtaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisia tietoja voi kuitenkin yksittäistapauksissa sisältyä Etha Oy:lle toimitettuun kirjeenvaihtoon, viestintään, rekrytointiaineistoon tai muuhun dokumentaatioon.

5. Tietojen minimointi

Etha Oy käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta. Tietojen minimointia toteutetaan muun muassa eriyttämällä asiakkuudenhallintaan, myyntiin ja markkinointiin käytettävät järjestelmät rekrytoinnissa käytettävistä järjestelmistä. Työnhakijoiden henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtäviin rekrytointi kuuluu, eikä työnhakijoiden tietoja siirretä automaattisesti muihin käyttötarkoituksiin käytettäviin järjestelmiin.

6. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi silloin, kun henkilö käyttää verkkosivustoamme, ottaa meihin yhteyttä tai ilmoittautuu tapahtumaan. Tietoja voidaan saada myös julkisista rekistereistä ja muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä, rekisteröidyn työnantajan verkkosivuilta sekä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan saada asiakas- ja toimittajasuhteisiin liittyvistä projektiasiakirjoista sekä sidosryhmäyhteistyön yhteydessä. Verkkosivuston ja sähköisen viestinnän yhteydessä voidaan käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita tiettyjen tietojen automaattiseen keräämiseen. Näitä tietoja voidaan käyttää verkkopalveluiden käytettävyyden parantamiseen, viestinnän ja markkinoinnin tehokkuuden arviointiin sekä asiakassuhteiden hoitamiseen.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa Etha Oy:n organisaation sisällä. Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi Etha Oy:n puolesta toimiville palveluntarjoajille, kuten IT-, pilvipalvelu-, hosting- ja ohjelmistopalveluiden tarjoajille sekä asiantuntijoille, jotka täyttävät sovellettavat tietosuojavaatimukset.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa yritysjärjestelyjen tai liiketoiminnan myynnin yhteydessä, viranomaisille lain niin edellyttäessä, tilintarkastusten tai compliance-tarkastusten yhteydessä sekä vakuutusyhtiöille ja muille asiaankuuluville tahoille esimerkiksi vakuutusten, korvausasioiden ja hallinnon hoitamiseksi. Toimeksiannon toteuttamisen sitä edellyttäessä henkilötietoja voidaan luovuttaa myös asiakkaille, projektinomistajille, sijoittajille, rahoittajille ja muille sopimus- tai hankevastapuolille.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Etha Oy säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden alkuperäisen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan lisäksi säilyttää niin kauan kuin se on tarpeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Markkinointitarkoituksiin kerättyjen henkilötietojen ajantasaisuus ja tarpeellisuus arvioidaan vähintään kahden vuoden välein. Tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot poistetaan. Säilytysaika määräytyy käsittelyn tarkoituksen ja sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden perusteella.

9. Henkilötietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Etha Oy pyrkii ensisijaisesti säilyttämään ja käsittelemään henkilötietoja EU- ja ETA-alueella sekä käyttämään tällä alueella toimivia palveluntarjoajia. Joidenkin tuotteiden ja palveluiden käyttäminen voi kuitenkin edellyttää henkilötietojen siirtämistä, säilyttämistä tai muuta käsittelyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolisissa maissa esimerkiksi kolmansien osapuolten IT-palveluiden käytön yhteydessä.

Kun henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, Etha Oy huolehtii sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisista asianmukaisista suojatoimista. Siirrot voivat perustua esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC) tai Euroopan komission GDPR:n 45 artiklan nojalla tekemään päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti muun muassa seuraavat oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Etha Oy häntä koskevia henkilötietoja, sekä saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista ja tietoa niiden käsittelystä.
2. Oikeus tietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivytystä.
3. Oikeus vastustaa käsittelyä. Kun henkilötietojen käsittely perustuu Etha Oy:n oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella oikeus vastustaa käsittelyä.
4. Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista. Oikeutta ei kuitenkaan sovelleta esimerkiksi silloin, kun tietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.  Rekisteröidyllä on laissa säädetyissä tilanteissa oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
6. Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
7. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Soveltuvissa tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Tietosuojaoikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitettuihin yhteystietoihin.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Etha Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön, liiketoiminnan tai henkilötietojen käsittelytapojen muuttuessa. Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta julkaistaan Etha Oy:n verkkosivustolla.

Evästeet

Sivusto käyttää seuraavia evästeitä:

Eväste	Palvelu	Tarkoitus
__cf_bm	Cloudflare	Bottiensuojaus
__hssc	HubSpot	Istunnon seuranta
__hssrc	HubSpot	Istunnon tunnistaminen
__hstc	HubSpot	Markkinointi ja analytiikka
_ga	Google Analytics	Kävijätilastot ja seuranta
_ga_3DF869MJD7*	Google Analytics	Kävijätilastot ja seuranta
_ga_CR08LF9WWJ	Google Analytics	Kävijätilastot ja seuranta
_gid	Google Analytics	Kävijätilastot ja seuranta
_lfa	Leadfeeder	Kävijätilastot ja seuranta
CLID	Microsoft Clarity	Kävijätilastot ja seuranta
hubspotutk	HubSpot	Kävijän tunnistaminen ja analytiikka
moove_gdpr_popup	Website	Evästesuostumuksen hallinta
MUID	Microsoft	Kävijän tunnistaminen ja analytiikka
pll_language	Website	Kieliasetus
wordpress_test_cookie	WordPress	Testaa evästeiden tuen
wp_lang	WordPress	Kieliasetus